РАСЧЕТЫ ПО ПОДОТЧЕТНЫМ СУММАМ. Актуальные вопросы работы с подотчетными суммами

Актуальные вопросы работы с подотчетными суммами

1. В каких случаях обязательно выдавать подотчетный аванс? Можно ли выдать сумму под отчет, если не погашена задолженность по предыдущей? Риски выдачи подотчетных сумм наличными и путем предоставления корпоративной карты

2. Авансовый отчет:

• необходимые дополнения к унифицированной форме;
• сроки отчета. Можно ли установить свои сроки для представления работником авансового отчета? Чем грозит задержка с отчетом?
• удержание остатка и возмещение перерасхода. Как не нарушить трудовое законодательство, не создать риски нарушения кассовой и налоговой дисциплины, и при этом не утонуть в документах? сложности пересчета в рубли валютных расходов работника. А Вы применяете все 4 необходимых способа пересчета?

3. Общие принципы документального подтверждения расходов. Кардинальное изменение требований с 01.07.2019 и с 01.10.2019. Документальное подтверждение расходов в нетривиальных случаях: от приобретения электронных услуг и лицензий до покупок на Aliexpress - работникам не удастся поставить Вас в тупик.

4. Сложности вычета НДС по чекам и БСО

Командировочные расходы

1. Компенсируем командировочные расходы:

1.1. Новые требования к документации по командировкам: счета из отелей, ресторанов, за такси, страховые полисы, документы по оплате парковок и т.п. - в связи с новыми требованиями законодательства о применении ККТ.

1.2. Устанавливаем размеры компенсаций локальным актом. Какие расходы не удастся обосновать? Требуем от работника верного документального подтверждения расходов. Нужно ли переводить документы на иностранных языках на русский? Что делать бухгалтеру при отсутствии документального подтверждения расходов?

1.3. Расходы на проезд: · новые требования к посадочным талонам – как жить с появлением электронных посадочных?

• как оформляются и списываются расходы на проезд на такси?
• возможно ли списание дополнительных затрат при обмене билетов?
• что делать если даты в билетах не совпадают с датами в приказе на командировку, если работник берет себе «пару дней погулять» по месту командирования или уезжает из командировки прямиком в отпуск?
• как учесть расходы на проезд в командировку на личном транспорте, аренду авто по месту поездки?
• особенности вычета НДС со стоимости документов на проезд. Приглядываемся к сервисным услугам. Обращаем внимание на совершенно новые требования к БСО с 01.07.2019. Не упускаем особые сроки для вычета НДС по билетам.

1.4. Расходы на проживание и бронирование номеров:

• как должен выглядеть счет из отеля в России и за рубежом? на какие документы от отеля можно рассчитывать, если номер был забронирован через сайт посредника (booking.com и др.)? нужны ли в счету отеля выписка с карты работника об оплате проживания или чек?
• какие сопутствующие расходы можно оставить в счете?
• что делать с расходами на питание, входящими в стоимость номера?
• что делать если счет из гостиницы выписан на двухместный номер, а проживал один работник?
• как верно оформить и списать затраты на проживание а частном секторе?

1.5. Суточные:

• можно ли не выплачивать суточные?
• выплачивать ли компенсации за однодневные и пригородные командировки;
• как оптимизировать суточные для целей налогообложения и расчетов с работниками?

1.6. Дополнительные расходы на командировку (оформление визы и паспорта, страховка, оплата за сверхнормативный багаж, сборы за проезд, плата за выбор места при регистрации на рейс и др.).

Представительские расходы

1. Что такое представительские мероприятия? Типичные ошибки при неверном толковании норм НК РФ.

2. Как нормируются расходы в налоговом учете и как «обойти» норматив? Особенности вычета НДС с сумм представительских расходов.

3. Как «безопасно» оформить представительское мероприятие, чтоб избежать конфликта с налоговым органом? Последствия неверного документооборота для работника и фирмы.

4. Закрытый перечень представительских расходов: что нельзя в него включить? Как учесть затраты на аренду места проведения встречи, представительские подарки, культурную программу, проезд представителей контрагента к месту встречи и т.п.?

Расходы на служебный транспорт

1. Новые требования к документообороту по эксплуатации транспорта: 

• изменение порядка ведения путевых листов с 01.08.2019: каждого ли это касается?
• всегда ли необходимы путевые листы? 
• как можно доработать и оптимизировать форму путевого листа и что это даст бухгалтерии?
• обязательные и факультативные реквизиты путевого листа, особенности контроля;
• важные отметки на путевом листе. новые разъяснения Минтранса и Минфина. Вся правда о предрейсовым медосмотрах.

2. Эксплуатационные расходы и подотчетные суммы:

2.1. ГСМ:

• различные способы экономического обоснования и документального подтверждения расходов;
• нужно ли нормировать расходы на ГСМ?
• списание расходов на ГСМ, если работники хронически заправляются в нерабочее время;
• расходы автошины: а Вы не забыли про возвратные отходы?
• расходы на ремонт и ТО;
• затраты на автостоянки и парковку, новое в их документальном подтверждении;
• расходы на каршеринг и проезд по платным дорогам и др.